Préservation et organisation
Métadonnées
Au sens propre, les métadonnées sont des données sur les données. Ce sont des données qui définissent et décrivent les particularités d’autres données. Elles servent à faciliter la compréhension des données techniques et opérationnelles ainsi que des processus se rapportant aux données. Les métadonnées opérationnelles comprennent le nom et la description des domaines, les entités et les attributs, la nature des données d’attribut et d’autres propriétés des attributs, la description des intervalles, les valeurs acceptables pour les domaines et leur définition. Les métadonnées techniques comprennent le titre des tableaux et des colonnes des bases de données physiques, les propriétés des colonnes et les propriétés des autres objets de la base de données, notamment la façon dont les données sont stockées. Les métadonnées sur les processus définissent et décrivent les caractéristiques d’autres éléments du système (processus, règles opérationnelles, programmes, tâches, outils, etc.). Les métadonnées sur la gérance des données portent sur les responsables des données, les méthodes de gestion des données et les responsabilités attribuées à chacun. Exemple de métadonnée : un fichier « Lisez-moi ».
Source: Cégep de Rivière-du-Loup. Stratégie de gestion des données de recherche.
Pour en savoir plus :
Fiches conseils de l'Université du Québec.
Formats des fichiers
Selon les principes FAIR, le chercheur devrait s’appuyer sur les deux derniers principes pour faire le choix des formats de fichier : interopérables et réutilisables. Les formats utilisés devraient donc permettre une utilisation à long terme sans tracas, ne pas nécessiter de conversion et être issus de logiciel libres (par exemple TXT, XML, CSV, TAB, MP3, etc). Si toutefois un logiciel propriétaire devait être utilisé, il sera alors important de mentionner quel est ce logiciel et quelle en était la version.
Pour en savoir plus :
- Fiche conseil Les formats de vos données : pensez-vous à long terme? de l'Université du Québec.
Sauvegarde, stockage, sécurité
La planification du stockage et de la sauvegarde des données actives de recherche est une étape essentielle qui doit être bien réfléchie pour assurer la sécurité et l'intégrité de celles-ci. Elle permet également d'en faciliter l'accès. Différentes options de plateformes sécurisées en ligne sont disponibles, le Service des technologies de l'information pourra guider les chercheurs dans le choix de l'outil approprié.
Une bonne organisation des fichiers est par ailleurs un aspect important à considérer, puisqu'elle en permet une gestion et un accès plus efficace. Il sera alors important de porter attention à la façon de nommer les fichiers, à en contrôler les différentes versions et à bien structurer les dossiers.
Conservation ou de la sauvegarde des fichiers, le principe à retenir est celui de la règle 3-2-1 :
- 3 copies
- Dont 2 copies de sauvegarde de types de support différents (disque dur, clé USB, copie en ligne infonuagique, etc.)
- Et 1 copie sur un support physique conservée à l'extérieur des murs de l'institution
Les données de recherche conservées devraient être accompagnées des documents nécessaires à leur utilisation : métadonnées, documents relatifs à la méthodologie de collecte et ceux qui permettraient de guider l'utilisateur dans la consultation et la transformation de la base de données.
La sécurité des données est également un aspect important à considérer. Pour adopter de bonnes pratiques et éviter le vol de données ou d'identité, il est recommandé de consulter le Service des technologies de l'information.
Pour en savoir plus :
- Fiches conseils Conseils pour nommer et structurer vos fichiers de l'Université du Québec.
- Section sur l'Organisation des fichiers du Guide sur la gestion des données de recherche de l'UQAM.
- Fiches conseils Protéger ses données de l'Université du Québec.